Hoe voorgestelde tijdstippen worden gereserveerd

Stelt een flow een tijdstip voor, dan houdt Send4 dat tijdstip vrij voor die lead, zodat de volgende lead een ander tijdstip voorgesteld krijgt. De reservering is niet bindend: ze beïnvloedt wat de AI voorstelt, maar garandeert niet dat het tijdstip vrij blijft.

Waarom een tijdstip wordt gereserveerd

Een kaart Schedule appointment kiest één tijdstip en reserveert het voor dat gesprek. Zonder reserveringen zou een campagne die veel leads tegelijk bereikt, hun allemaal hetzelfde vroegste tijdstip voorstellen, en alleen de eerste die ja zegt, zou het krijgen.

Reserveringen gelden voor je hele werkruimte, niet per verkoper. Biedt je kaart meerdere diensten van verschillende lengte aan, dan geldt de reservering voor de langste dienst totdat de klant kiest.

Hoelang een reservering duurt

Een reservering duurt standaard 120 minuten. Een reactie van de klant verlengt de reservering niet. De reservering eindigt eerder als er tot het begin van de afspraak minder tijd over is dan je bij Minimum notice hebt ingesteld.

Een reservering eindigt ook als:

• de klant dat tijdstip of een ander tijdstip inplant;
• de klant het tijdstip afwijst en de AI een ander voorstelt, waardoor het eerste tijdstip op dat moment weer beschikbaar is;
• de flow de kaart verlaat of eindigt.

Zolang iemand van je team het gesprek heeft overgenomen, blokkeert de reservering het tijdstip niet meer voor andere leads. Krijgt de AI het gesprek terug voordat de reservering afloopt, dan geldt de reservering weer.

Een klant kan ook nog ja zeggen nadat een reservering is afgelopen. De AI reserveert hetzelfde tijdstip dan opnieuw als het nog vrij is en niemand anders het gereserveerd heeft. Heeft iemand anders het gereserveerd, dan probeert de AI het tijdstip voor die klant in te plannen zodra die akkoord gaat, of stelt hij een ander tijdstip voor.

Als een tweede lead hetzelfde tijdstip wil

De AI stelt een gereserveerd tijdstip niet voor aan een tweede lead. Maar vraagt die tweede lead om precies dat tijdstip, dan kan hij het inplannen. Wie als eerste bevestigt, krijgt het.

De eerste lead raakt de reservering dan kwijt. De AI stuurt de klant op dat moment nog geen bericht. In zijn volgende antwoord biedt de AI zijn excuses aan en stelt hij een nieuw tijdstip voor.

Een tijdstip dat al als afspraak in de Send4-agenda staat, kan niet nog een keer worden ingepland, wie er ook om vraagt.

Plant iemand van je team vanuit een gesprek handmatig in, dan staat er bij een gereserveerd tijdstip Offered to another customer. De afspraak wordt toch ingepland, en het voorstel aan de andere lead verschuift.

Reserveringen bekijken en wijzigen

Open Calendar. Een gereserveerd tijdstip is een gearceerd blok met bijvoorbeeld de tekst Offered to Anouk Hendriks · until 13:20. In de legenda staat het als Offered, held. Het is geen afspraak en telt ook niet als afspraak. Klik erop om het gesprek te openen.

Een Client Admin kan de duur per kaart wijzigen. Open de flow in Flows, klik op de kaart Schedule appointment en stel Hold The Offered Time For (Minutes) in. Het maximum is 1440, een volledige dag. Met 0 zet je reserveringen uit, en dan kunnen leads hetzelfde tijdstip voorgesteld krijgen.