Afspraken inplannen met Schedule appointment

Alle abonnementen Wie dit kan doen: Client Admin Bijgewerkt op 30 okt 2026

Op deze pagina

Je regels voor afspraken instellen
De kaart toevoegen
De uitkomsten verbinden
De afspraak in iemands eigen agenda zetten

Met de kaart Schedule appointment stelt de AI-assistent een vrij tijdstip voor, stemt hij het af met de klant en zet hij de afspraak in je Send4-Calendar.

Je regels voor afspraken instellen

Ga naar Settings → AI & conversations → Meetings.
Vul Booking, Scheduling rules, Available hours en Blackout dates in.
Sla je wijzigingen op.

Elke kaart Schedule appointment gebruikt deze regels, tenzij je de kaart eigen regels geeft.

Let op Send4 kijkt alleen naar zijn eigen Calendar. Het berekent vrije tijdstippen op basis van je regels en de afspraken die al in Send4 staan, in je hele werkruimte. Het leest Google Agenda en Outlook niet uit, dus een tijdstip waarop je ergens anders bezet bent, kan toch worden voorgesteld. Gebruik Blackout dates om dagen te blokkeren waarop je niet kunt.

De kaart toevoegen

Klik in de flowbuilder op Add step en kies Schedule appointment.
Klik op de kaart. Schrijf bij Instructions waar de afspraak voor is en hoe de assistent die moet voorstellen. De datum van vandaag, je werktijden en de vrije tijdstippen worden automatisch toegevoegd, dus herhaal die niet.
Stel Hold The Offered Time For (Minutes) in. Standaard staat dit op 120. Vul 0 in om reserveren uit te zetten. Het maximum is 1440.
Stel Max Reprompts in: hoeveel reacties van de klant zijn toegestaan zonder dat er een afspraak is ingepland, voordat de kaart stopt met proberen. Laat je dit leeg, dan zijn er 3 van zulke reacties toegestaan. Houd het op 2 of meer, omdat een tijdstip voorstellen en bevestigen twee reacties kan kosten.
Klik op Done.

Wil je op één kaart andere regels gebruiken, zet dan Customize scheduling for this card aan. Je begint dan met een kopie van de regels van je werkruimte. Daarna kun je Meeting type, Duration, Buffer between, Book up to (days), Min. notice, Business hours en Blackout dates alleen voor deze kaart wijzigen.

De uitkomsten verbinden

Verbind alle drie de uitkomsten van de kaart op het canvas:

scheduled: de afspraak is ingepland. Latere kaarten kunnen {{ meeting.starts_at }} gebruiken.
declined: de klant wil helemaal geen afspraak.
no availability: er is geen tijdstip vrij, of het maximumaantal reacties is bereikt.

Wil je andere uitwegen toevoegen, klik dan op Add intent onder Leave This Card When The Customer…. Verbind elke uitweg met een kaart die antwoordt.

Let op Een afspraak die door een flow is ingepland, verschijnt in Calendar, maar je team krijgt daar geen melding van. Zet een kaart Alert achter scheduled, zodat iemand het weet.

Let op Is er geen tijdstip vrij, dan kan de assistent de klant vertellen dat een collega contact opneemt. Leidt no availability nergens heen, dan hoort niemand in je team ervan. Verbind deze uitkomst met Alert of Transfer to human.

De afspraak in iemands eigen agenda zetten

Zet bij Business en Enterprise een kaart Alert op Email en zet Attach The Meeting’s Calendar Invite aan. De e-mail bevat een bestand waarmee de ontvanger de afspraak aan de eigen agenda kan toevoegen.

Opmerking Afspraken die tijdens Test flow zijn ingepland, verschijnen niet in Calendar, en het tijdstip blijft vrij.

Had je hier iets aan? Laat ons weten wat er ontbreekt Kom je er nog niet uit? Mail naar [email protected]

Gerelateerde artikelen

Wat je ermee kunt: Salesafspraken inplannen