Wat elke flowkaart doet
Op deze pagina
Een flow is een keten van kaarten. Elke kaart doet één taak en eindigt in een van haar uitkomsten, die je met de volgende kaart verbindt. Deze pagina behandelt de kaarten die je toevoegt met Add step: wat elke kaart doet en waar ze past. Add step groepeert ze anders, maar je kunt er op naam zoeken. Begin je net? Lees dan Je eerste flow bouwen.
In gesprek met de lead
Send message
Stuurt de klant één bericht: precies jouw woorden met Message, of tekst die de AI schrijft volgens jouw instructies met AI prompt.
Gebruik deze kaart om iemand te begroeten, iets te bevestigen of een link te delen. Ze wacht niet op antwoord, tenzij je Await Reply aanzet, dus zet dat aan als het bericht een vraag stelt waarvan de volgende kaart het antwoord nodig heeft. Vraag hier niet om gegevens vóór een kaart Collect fields, want die vraagt zelf: de klant zou dezelfde vraag twee keer krijgen.
Uitkomst: sent.
Collect fields
De AI vraagt om de gegevens die je opgeeft, zoals een naam of e-mailadres, en bewaart elk antwoord voor latere kaarten. Met Read what is there leest de kaart tekst die de flow al heeft en vraagt ze niets.
Gebruik deze kaart als een latere stap die gegevens nodig heeft, zoals vóór een afspraak of melding. Verbind ook not collected: wat de klant wel heeft gegeven is bewaard, dus iemand kan het overnemen. Zie Gegevens verzamelen met Collect fields.
Uitkomsten: collected, not collected.
Mailt de klant op een adres dat die zelf heeft gegeven, zoals een adres dat een kaart Collect fields heeft bewaard. De kaart kan de afspraak uit de flow meesturen. Niet in het Starter-abonnement.
Gebruik deze kaart voor bevestigingen en vervolgmails, zoals na een afspraak. Klanten slaan de vraag om hun e-mailadres vaak over, dus no email is een normale route. Verbind die met iets nuttigs.
Uitkomsten: sent, no email, failed.
Inplannen en overdragen
Schedule appointment
De AI biedt een beschikbaar tijdstip aan, spreekt dat af met de klant en boekt het in je Send4-agenda.
Gebruik deze kaart als het gesprek moet eindigen in een afspraak. Ze vraagt zelf, dus er hoeft geen Send message voor. Je team krijgt alleen een e-mail over een afspraak als je Alert in de modus Email verbindt met scheduled. Zie Afspraken inplannen met Schedule appointment.
Uitkomsten: scheduled, declined, no availability.
Transfer to human
Pauzeert de AI in het gesprek en laat je team weten dat een mens moet antwoorden. De klant krijgt niets te horen.
Gebruik deze kaart als een mens in dit gesprek moet antwoorden, zoals wanneer de klant daarom vraagt of een kaart Collect fields eindigt op not collected. Zet er een Send message voor als de klant het moet weten. Zie Een gesprek overdragen met Transfer to human.
Uitkomst: transferred.
Assign member
Geeft het gesprek aan de volgende persoon in Members in the rotation, om de beurt. De AI blijft antwoorden en de kaart laat die persoon niets weten.
Gebruik deze kaart om gesprekken over een team te verdelen, met daarna een kaart Alert of Email om die persoon te bereiken. Zet haar ook vóór de Hanna-kaarten, die de gekozen persoon volgen.
Uitkomsten: assigned, nobody.
Alert
Laat je team iets weten en gaat verder. Kies onder How to alert voor Notification in de app en op telefoons, of Email. Email zit niet in het Starter-abonnement.
Gebruik deze kaart als het team het moet weten maar de klant nog geen mens nodig heeft, zoals bij een nieuwe lead of als er iets misging. De AI blijft met de klant praten. Moet een mens het overnemen, gebruik dan Transfer to human.
Uitkomsten: sent, en in de modus Email ook failed.
Logica en timing
Understand intent
De AI leest het laatste bericht van de klant, bepaalt bij welke van jouw beschreven intenties het past en volgt die tak. Alles wat onduidelijk is, gaat naar other.
Gebruik deze kaart om een gesprek te splitsen op wat de klant wil, zoals een prijs, een afspraak of een mens. Ze heeft een antwoord nodig om te lezen, dus zet na je eigen vraag Await Reply aan op de Send message ervoor. Verbind altijd other. Voor STOP heb je geen tak nodig, want dat wordt afgehandeld voordat een kaart draait. Zie Hoe STOP werkt.
Uitkomsten: één per intentie, plus other.
Conditional
Volgt de eerste tak waarvan de regel past bij een waarde die de flow al heeft. Gebruikt geen AI en stuurt niets.
Gebruik deze kaart om te routeren op iets wat je al weet, zoals een optie uit een kaart Collect fields of de intentie die Understand intent vond. Wil je beoordelen wat de klant in eigen woorden zei, gebruik dan Understand intent. Een waarde die geen eerdere kaart heeft bewaard past nergens bij, dus de flow gaat naar default.
Uitkomsten: één per tak, plus default.
Business hours
Controleert of het moment waarop de kaart draait binnen je openingstijden valt. Gebruikt de tijden van je werkruimte, tenzij je de kaart eigen tijden geeft.
Gebruik deze kaart om gesprekken buiten openingstijden anders te behandelen, zoals Transfer to human als je open bent en Collect fields als je dicht bent. Ze gaat uit van jouw tijdzone, niet die van de klant.
Uitkomsten: open, closed.
Wait
Pauzeert de flow voor de tijd die je instelt en gaat dan verder. Een antwoord van de klant maakt die tijd niet korter.
Gebruik deze kaart voor een bewuste pauze, zoals een vervolgbericht een uur later. Gebruik deze kaart niet om een herinnering te sturen naar een klant die niet reageert; stel zulke herinneringen in bij de flowinstellingen.
Uitkomst: resumed.
End the flow
Beëindigt deze tak en sluit het gesprek. Zet Close the conversation uit om het open te laten voor een mens of een andere flow. De klant krijgt niets te horen, dus neem eerst afscheid met een Send message.
Gebruik deze kaart als een tak bewust klaar is en de flow stil moet zijn. Zonder deze kaart blijft een flow waarvan de klant op de laatste kaart kan antwoorden nog open voor een paar vervolgantwoorden. Laat bij een e-mailflow die antwoorden verwacht het gesprek open: een antwoord op een gesloten gesprek start een nieuw gesprek.
Uitkomst: ended.
Andere tools
Summarize
De AI schrijft een samenvatting van het gesprek tot nu toe en stuurt de klant niets. De samenvatting wordt ook op de gesprekspagina bewaard, tenzij je Also save the summary on the conversation page uitzet.
Gebruik deze kaart vlak voor een kaart die de samenvatting meeneemt, zoals Alert, met {{ summary.text }} in de tekst van die kaart.
Uitkomst: done.
Send webhook
Verstuurt een JSON-body die je zelf schrijft naar een bestemming die is ingesteld onder Settings → Integrations → Webhooks. Niet in het Starter-abonnement.
Gebruik deze kaart om op dit punt in de flow gegevens door te geven aan een andere tool, zoals een CRM. sent betekent in de wachtrij gezet, niet afgeleverd. Zie Webhooks versturen vanuit een flow.
Uitkomsten: sent, failed.
Create Hanna lead
Maakt een lead aan in je gekoppelde Hanna CRM-account, toegewezen aan de persoon die een eerdere kaart Assign member koos. Niet in het Starter-abonnement.
Gebruik deze kaart om een goed gesprek aan sales over te dragen. Zonder kaart Assign member ervoor wordt de lead zonder eigenaar aangemaakt. Verbind failed met een Alert, zodat een verloren lead wordt opgemerkt.
Uitkomsten: created, created · already in Hanna, queued for Hanna, failed.
Create Hanna task
Maakt in Hanna een taak aan voor de persoon die een eerdere kaart Assign member koos, met een deadline over een ingesteld aantal uren of op het tijdstip van de geboekte afspraak. Niet in het Starter-abonnement.
Gebruik deze kaart na Create Hanna lead, zodat een verkoper een vervolgtaak bij de lead heeft. Zonder kaart Assign member ervoor gaat de flow naar failed.
Uitkomsten: created, queued for Hanna, failed.
Kaarten combineren
Drie ketens die voor de meeste flows werken:
- Gegevens verzamelen en het team informeren: Send message → Collect fields → Summarize → Alert → End the flow. Verbind not collected ook met een Alert.
- Een afspraak boeken: Collect fields → Schedule appointment → Alert in de modus Email → Email. Verbind no availability met een Alert.
- Routeren op wat de klant wil: Understand intent met één tak per reden, die elk leidt naar Collect fields, Schedule appointment of Transfer to human. Verbind other met Transfer to human.